Die 7 Arten der Verschwendung im administrativen Bereich

Die 7 Arten der Verschwendung im administrativen Bereich

Wie Sie sich im administrativen Bereich besser aufstellen können

Hier finden Sie ein paar Beispiele für die tägliche Verschwendung in Unternehmen.


1. Bewegung:


Mitarbeiter suchen Unterlagen oder Vorgänge


Obwohl die Beseitigung dieser Verschwendung von Arbeitszeit stattfinden und die Suche als "Systemfehler" gewertet werden sollte, betrachten viele Mitarbeiter dies als ganz normal an einem Arbeitstag. Vergleichen wir dies mit der Produktion, dann sorgt das Fehlen von Material hier beispielsweise für einen Maschinenstillstand und damit einen Produktionsstopp; genau wie im Büro.


2. Transport/Datenübertragung:


Daten werden in ein System eingetragen und die Übertragung in andere Systeme erfolgt nur an bestimmten Tagen


Eine konsistente Datenqualität und damit eine fehlerfreie Bearbeitung kann nur bei einem zeitnahen Datenabgleich erfolgen. Die Folgen sind hier, dass Bestände nicht stimmen, Daten doppelt erfasst und Aufträge falsch bearbeitet werden. Bei vielen Unternehmen haben falsche Bestände erhebliche Auswirkungen. Denken wir nur mal an einen Produktionsbetrieb, dem unerwartet das Material für die Fertigung einer dringenden Bestellung fehlt oder an den Versandhändler, der die bestellte Ware nicht hat.


3. Wartezeiten:


Rechnungen können nicht geschrieben werden, weil Informationen aus dem Versand fehlen


Die Buchhaltung muss die fehlenden Informationen anfordern (siehe auch Punkt 6), wodurch die Rechnung erst später an den Kunden geschickt werden kann. Im schlimmsten Fall kann hier die Liquidität des Unternehmens gefährdet sein.


4. Überbearbeitung:


Für eine Genehmigung bedarf es mehr Unterschriften, als sinnvoll ist


Durch Überbearbeitung, die keine Sinn ergibt, entsteht viel Frust und ein unnötiger Formalismus. Zudem beschäftigen sich Mitarbeiter nun nicht mit ihrer eigentlichen Arbeit, sondern damit Unterschriften "einzusammeln". Aufträge werden dadurch ggf. verzögert und Kunden sind unzufrieden.


5. Überproduktion:


Berichte werden erstellt, die niemand braucht


Viel Mitarbeiterzeit wird durch die Erstellung von Berichten und Reports gebunden. Hier sollte immer die kritische Frage gestellt werden, wer was mit welchem Bericht anfängt.


6. Rückfragen:


Eine Kalkulation muss überarbeitet werden, weil nicht alle Informationen vorlagen


Wenn keine Struktur in der Übermittlung von Informationen vorhanden ist, kommt es immer wieder zu Rückfragen und Korrekturen. Diese kosten nicht nur Zeit, sondern verärgern auch die Kunden bzw. lassen Unternehmen wenig kompetent wirken.


7. Bestände:


Ein Mitarbeiter bekommt pro Tag mehr Aufträge zur Bearbeitung auf den Tisch als dieser abarbeiten kann


Bestände im administrativen Bereich konnte man früher an den mit Akten überfüllten Schreibtischen erkennen. Da heute sehr viel auf dem elektronischen Weg gemacht wird, ist es leider oftmals nicht mehr so offensichtlich. Trotzdem führen zu hohe Bestände - in diesem Fall der nicht mehr zu meisternde Bestand an Arbeit - zu Frustration und einem sinken der Arbeitsleistung.

Aussagen wie "da ich es sowieso nicht schaffen kann, muss ich mich ja auch nicht mehr anstrengen", sind keine Seltenheit.

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